Muhasebeci İş Birliği Protokolü

İşbu protokol; RANVALS YAZILIM BİLİŞİM SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ. (Ranvals) ile Qubill platformu üzerinden hizmet alan ve/veya mükelleflerine Qubill sistemleri aracılığıyla hizmet sunan Serbest Muhasebeci Mali Müşavir / Yeminli Mali Müşavir (Muhasebeci) arasında aşağıdaki şartlarla akdedilmiştir.

Muhasebeci; bu protokolü kabul ederek hem kendisi hem de temsil ettiği muhasebe birimi adına hareket ettiğini beyan eder. Ranvals, yalnızca kendi platformu ve altyapısı üzerinden sunduğu hizmetler bakımından sorumludur.

Bu protokol; Qubill platformu üzerinde e-Belge süreçleri, dijital muhasebe altyapıları, yapay zekâ destekli sistemler, ürün ve dijital hizmet satışları ile KVKK, gizlilik ve veri güvenliği esasları kapsamında tarafların hak ve yükümlülüklerini düzenler.

Protokolün temel amacı; muhasebe hizmetlerinin dijital ortamda güvenli, hızlı ve mevzuata uygun biçimde yürütülmesini sağlamak, taraflar arasındaki iş birliğinin çerçevesini netleştirmek ve platforma ilişkin kullanım standartlarını belirlemektir.

Qubill platformu; Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) entegrasyonlu dijital fatura sistemi olarak faaliyet göstermekte olup tüm işlemler yürürlükteki vergi mevzuatına uygun şekilde gerçekleştirilmektedir.

Bu protokol kapsamında ele alınan başlıca e-belge süreçleri şunlardır: e-Fatura (GİB onaylı elektronik fatura), e-Arşiv Belgeleri, e-İrsaliye, e-Defter entegrasyonları, dijital belge üretimi ve saklama, muhasebe fişleri ve mutabakat belgeleri ile finansal raporlar ve analiz çıktıları.

Muhasebeci; mükelleflerine ait belgelerin doğru, eksiksiz ve zamanında sisteme yüklenmesinden sorumludur. Ranvals, bu belgeler üzerinde yalnızca teknik işleme ve iletim hizmetleri sağlar; belgelerin içeriğine müdahale etmez.

e-Belge saklamaya ilişkin tüm yükümlülükler, Vergi Usul Kanunu ile ilgili mevzuat çerçevesinde değerlendirilir. Saklama süresi 10 yıl olup bu süre boyunca belgelere erişim güvence altındadır.

Ranvals, Qubill bünyesinde yapay zekâ destekli modüller, otomatik belge sınıflandırma, kayıt önerileri, finansal analiz, risk tespiti ve akıllı asistanlar sunabilir.

Yapay zekâ çıktıları yalnızca öneri niteliğindedir; nihai kayıt, beyan ve sorumluluk muhasebeciye aittir. Sistem tarafından üretilen öneriler, bağımsız bir mali müşavir denetiminden geçirilmeden doğrudan uygulanamaz.

Ranvals; yapay zekâ sisteminin çıktılarının doğruluğunu garanti etmez. Muhasebeci, bu çıktıları mesleki standartlar ve yürürlükteki mevzuat çerçevesinde değerlendirmekle yükümlüdür.

Yapay zekâ modüllerinden doğabilecek hata veya yanlış öneri nedeniyle mükelleflerin uğrayabileceği zararlardan Ranvals sorumlu tutulamaz.

Qubill platformu üzerinden yazılım lisansları, kontör/paketler, abonelik hizmetleri, yapay zekâ modülleri, eğitim ve danışmanlık gibi hizmetler sunulabilir; ticari satış ve faturalandırma Ranvals tarafından yürütülür.

Satın alınan hizmetler ve paketler; ödeme tamamlandıktan sonra dijital olarak teslim edilir. İade ve cayma hakları, 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun ve ilgili yönetmelikler çerçevesinde değerlendirilir.

Muhasebeci paneli aracılığıyla edinilen toplu lisans veya çoklu kullanıcı paketlerinde, her kullanıcı bu protokol kapsamındaki yükümlülükleri kabul etmiş sayılır. Yönetici sıfatındaki muhasebeci, panel üzerinden eklediği tüm kullanıcıların bu kurallara uymasından müştereken sorumludur.

Muhasebeci: Kendi mükelleflerine ait veriler bakımından veri sorumlusu olup, sisteme girilen verilerin doğruluğundan sorumludur. Mükelleflerden açık rıza alınması ve KVKK yükümlülüklerinin yerine getirilmesi muhasebecinin sorumluluğundadır.

Ranvals: Platform sağlayıcısı olarak veri sorumlusu veya veri işleyen sıfatıyla hareket eder; teknik altyapı, sistem güvenliği ve veri bütünlüğünden sorumludur.

Taraflar; kişisel verilerin yalnızca belirtilen amaçlar doğrultusunda işleneceğini, 6698 sayılı KVKK ve ilgili ikincil mevzuata uygun hareket edileceğini ve veri ihlali halinde yasal bildirim yükümlülüklerinin yerine getirileceğini kabul eder.

Platform üzerinde işlenebilecek başlıca veri kategorileri şunlardır: kimlik ve iletişim bilgileri (ad, soyad, e-posta, telefon), firma/mükellef bilgileri (ticaret unvanı, vergi kimlik numarası, adres), finansal veriler (fatura tutarları, ödeme bilgileri, banka hesapları), dijital belgeler (e-fatura, e-arşiv, mutabakat belgeleri), sistem logları (giriş kayıtları, işlem geçmişi) ve anonimleştirilmiş yapay zekâ çıktıları.

Bu veriler; yalnızca hizmetin ifası, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve platforma ilişkin teknik geliştirmeler için işlenir. Muhasebeci ve mükelleflerin kişisel verileri, açık rıza alınmaksızın üçüncü kişilerle paylaşılmaz.

Veri saklama süreleri; her veri kategorisi için ilgili mevzuat çerçevesinde belirlenir. Saklama süresinin dolması hâlinde veriler güvenli yöntemlerle silinir veya anonimleştirilir.

Ranvals; platform güvenliğini sağlamak için rol bazlı yetkilendirme, şifreli veri iletimi (TLS 1.2+), düzenli güvenlik denetimleri, loglama ve izleme, yetkisiz erişimin engellenmesi ile düzenli yedekleme mekanizmalarını uygulamaktadır.

Muhasebeci; kullanıcı bilgilerini, giriş parolalarını ve mükelleflere ait verileri üçüncü kişilerle paylaşamaz. Panel yöneticisi sıfatıyla, alt kullanıcıların yetki sınırlarını belirleme ve hesap güvenliğini sağlama sorumluluğu muhasebecidir.

Veri ihlali şüphesi halinde muhasebeci, en kısa sürede Ranvals'ı bilgilendirmek zorundadır. Ranvals ise KVKK'nın 12. maddesi uyarınca gerekli bildirimleri yetkili mercilere iletir.

Yapay zekâ çıktıları hukuki bağlayıcılık taşımaz. Ranvals; hatalı veri girişi, mevzuata aykırı kullanım veya muhasebecinin mesleğini ihlal eden eylemlerinden sorumlu değildir.

Nihai sorumluluk muhasebecidedir. Mükellefin beyannamelerinde, vergi yükümlülüklerinde veya mali tablolarında meydana gelebilecek hatalardan kaynaklanan her türlü yaptırım, ceza veya zarar muhasebeciyle mükellef arasındaki ilişki kapsamında değerlendirilir.

Ranvals; mücbir sebep, altyapı kesintisi, resmi makam kararı veya siber saldırı gibi kontrol dışı olaylar nedeniyle oluşabilecek hizmet aksaklıklarından dolayı tazminat yükümlülüğü taşımaz. Ancak bu tür durumlarda kullanıcıları bilgilendirmeye ve süreçleri en kısa sürede normalize etmeye çalışır.

Protokol; Qubill sistemine giriş, dijital onay veya hizmetlerin fiilen kullanılması ile yürürlüğe girer ve taraflarca kabul edilmiş sayılır.

Muhasebeci; bu protokolü okuyup anladığını, içeriğini kabul ettiğini ve mesleki faaliyetlerini bu çerçevede sürdüreceğini beyan eder. Aksini ispat yükü kabul eden tarafa aittir.

Ranvals; protokol koşullarını önceden duyurmak kaydıyla güncelleme hakkını saklı tutar. Güncel protokol her zaman Qubill web sitesinde yayımlanır. Güncelleme sonrasında platformun kullanılmaya devam edilmesi, yeni koşulların kabul edildiği anlamına gelir.

İşbu protokolden doğacak uyuşmazlıklarda İstanbul Merkez Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir. Türk hukuku uygulanır.

Taraflar; uyuşmazlıkların çözümünde öncelikle müzakere ve uzlaşma yolunu denemeyi, bu yolun tükenmesi hâlinde ilgili yargı mercilerine başvurmayı kabul eder.

Bu protokolün herhangi bir hükmünün geçersizliği, kalan hükümlerin geçerliliğini etkilemez.